企業公文寫作與處理中的常見問題及對策探討論文

　　摘要：公文在企業管理中發揮著重要的作用，是協助企業管理的一項重要工具。企業公文在一定程度上反映了企業文化、企業形象、企業作風和管理水平以及企業的辦事效率。企業要重視公文寫作這項工作的開展，提高公文寫作與處理的水平，從而更好地為企業管理和各項工作的開展提供服務。本文主要分析了企業公文寫作與處理中常見的問題，探討了提高企業公文寫作與處理水平的對策，希望為提高企業管理水平，推進企業健康發展提供有益參考。

 

　　關鍵詞：企業；公文寫作；處理；問題；對策

 

　　我國社會經濟的持續發展，為推動企業的發展提供了良好機遇，但也使企業面臨著更加激烈的競爭環境，對企業管理工作提出了更高的要求。從某種程度上來說，企業公文寫作水平的高低體現了一個企業的辦事效率、辦事風格，同時也展現出企業文化、企業形象、企業作風和管理水平，是企業管理的一項重要工具。公文寫作集理論性、政策性、專業性、文字能力為一體，相關單位及工作人員在日常工作中需要通過不斷的鍛煉和學習，逐漸提高企業公文寫作的針對性、及時性和有效性，改正各種不良的寫作習慣，充分認識到自身在公文寫作與處理方面的工作任務和職責，切實履行好崗位職責，并有效地提高公文寫作與處理的水平。

 

 

　　企業公文寫作一般都是嚴格依照《國家黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)、《2012年黨政機關公文處理工作條例》(中辦發(2012)14號)進行的，適用于企業的公文種類主要有決議、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等10種，每種公文的寫作要求、標準格式等都有所差異，要求相關人員對此有全面的了解和認知，能準確把握每種公文寫作及處理的要點和關鍵。企業公文制作也需要嚴格地依照相關程序進行，確保相關部門及其工作人員明確自身的職責和工作內容，規范化做好公文的草擬、審核、簽發、登記編號、編制、復核、印發、存檔等一系列的工作。通過做好這方面的工作，推進企業管理工作的高效化開展和實施，及時發現和改進各項工作中的不足，有效提高企業管理的水平，以便更好服務于企業業務活動的開展和實施，確保企業各項工作的規范性。

 

 

 

　　1.材料不足

 

　　企業的公文寫作時效性比較強，服務于企業的中心工作和經濟發展、日常運行和管理，要求保證企業公文的材料充實、內容真實、數據準確、附件資料翔實，而且公文具有很強的專業性，在公文寫作中一般需要做到專業術語到位、格式規范、文字言簡意賅。諸如企業報告、請示等類型的公文，還具有時間緊、事情急、任務重等特點，一般情況下要求做到一事一報、一事一文，強調在公文中清晰地闡明事情，充分地說明和闡述各項問題，能使人一目了然，便于清楚地了解事情，并及時進行解決和處理。但是，在具體實施中很多時候并沒有做到這一點，部分人員的能力和水平有限，且公文規范意識不強，編寫和撰寫的公文正文空洞、主旨意圖表達和闡述不明確、基礎材料不足，需要多次修改，嚴重影響工作和辦事的效率，不僅無法為企業業務活動開展和管理工作服務，甚至對企業形象造成一定的不利影響。

 

　　2.流程不規范

 

　　企業的公文寫作與處理涉及的部門及人員比較多，要求依照一定的程序規范化進行，落實好草擬、審核、簽發、登記編號、編制、復核、印發、存檔等方面的工作，以保證公文內容材料完整、真實、有效，滿足企業業務實施和管理控制所需。各環節人員要求明確自身的職責和工作內容，在層層監督和把關下，確保公文寫作的規范性與處理的科學性及時性。但在具體實施中，很多部門及人員并不能完全吃透文件精神及各項政策，對企業公文寫作及處理的各項規范、標準和要求，相關的法律法規等缺乏全面的把握和分析，進而存在比較多的問題。例如，在草擬公文時內容信息不完整，公文文種、格式、語言等方面都不同程度地存在問題；審核不夠嚴格、細致，公文中的很多不規范、不合理的地方沒有及時發現和處理；公文簽發不規范；登記不及時、編號不規范；復核工作未得到有效執行和落實，存在走過場的情況；存檔和歸檔不及時，沒有充分認識到這一環節工作的重要性，存在資料文件遺漏、丟失等情況。這些問題嚴重影響公文的質量和權威性，也阻礙了相關功能和作用的發揮。

 

　　3.照搬照抄

 

　　在很多企業內部都不同程度地存在照搬和照抄公文寫作的情況，很多都是用一個所謂的萬能模板，然后將內容信息生搬硬套進模板內，沒有結合企業自身的實際情況和現實需要。這種方式雖然效率比較高、簡單方便易操作、不容易出現格式等方面的基礎性錯誤，但容易導致所編制的公文缺乏一定的可行性，導致工作無功而返。例如，原封不動轉發國家相關政策到基層群體，未對這些政策進行深入的解讀和分析，導致很多基層人員對公文內容不理解，工作過程中摸不著頭腦，從而對相關政策的執行和落實造成不利影響。

 

　　4.文件冗余

 

　　在很多企業內部都不同程度地存在公文寫作與處理形式化、表面化的情況，也就是內部的文件比較多，盲目要求編制和印發公文，但卻沒有什么實質性的內容，存在大量可發可不發的文件，這嚴重影響企業的辦事效率。例如，在推動企業發展及各項工作開展和實施的過程中，就某一項活動或業務工作相關行業部門及機關政府單位作出了一系列的安排，印發了很多的紅頭文件，此時要求企業根據自身的實際情況，在綜合考慮和分析服務基層、企業生產經營的各項需求及中心利益等的基礎上，對這些文件的貫徹和執行進行深入的考慮和分析，制定適合自身、切實可行、利于基層操作的各項方案，形成正式的公文，而不是盲目、籠統地去貫徹和執行這些文件。但是，具體實施中很多企業并沒有做到這一點。

 

　　5.創新性不足

 

　　部分企業的文秘人員綜合素質和專業化能力不強，在公文寫作和處理的過程中經常存在照貓畫虎的情況，且過于強調形式和格式，很多只是簡單地修改了年月日等基礎的信息，導致公文內容不夠新穎、“有氣無力”、不夠通俗易懂。而且，公文處理的手段和方式比較落后。企業公文涉及的內容和形式比較多，且公文處理的流程復雜，因此，加強信息化、數字化建設能有效提高公文管理和處理的水平，簡化和優化公文寫作和處理的流程，方便這項工作的順利開展，還能為公文歸檔和管理提供了更大的空間，也有助于相關信息的傳遞和利用，更好地服務于企業業務工作及管理工作。但是，很多企業并沒有做到這一點，數字化、信息化水平有待提升。

 

 

　　三、提高企業公文寫作與處理水平的對策

       1.注重材料的積累

 

　　要保證企業公文具有時效性、針對性、專業性，確保公文的材料充實、內容真實、數據準確、附件資料翔實、專業術語到位、格式規范、文字言簡意賅。一是要求相關企業及其工作人員對企業公文寫作與處理進行全面的了解和把握，并充分地認識自身的職責和任務，規范化做好公文寫作與處理工作，確保相關工作的開展能更好地服務于企業的中心工作和經濟發展、日常運行和管理。二是相關人員需要對黨和國家各項方針政策、理論、法規等有基本的了解，明確黨和政府關于行業和企業發展的各項指示、決策、部署、要求、政策法規，為企業公文寫作提供明確的方向和指導。三是相關工作的開展和實施需要準確把握和分析公司領導的工作思路、思想作風、意圖，明確企業的文化理念等，清楚公文的目的和用途，確保公文寫作的有效性和針對性。四是需要保證相關人員明確企業公文寫作的各項規范要求及基本知識，在實際工作中嚴格依照標準、要求和程序進行，以確保公文寫作的規范性。此外，企業公文寫作要為企業生產建設、經濟發展和經營管理提供服務，相關人員在工作中需要全面把握和分析企業生產經營方面的各項資料信息，明確企業各項業務活動及項目的開展情況、職工的思想動態、企業發展的目標要求、文化建設等相關的信息，保證公文的內容符合企業實際情況，保證公文主旨表達和闡述充分、明確，避免說空話、套話、外行話的情況。

 

　　2.規范流程和程序

 

　　相關企業及工作人員需要加強自身建設，不斷提高知識儲備、專業技能和綜合素質，熟練掌握每一種公文的寫作格式及其基本結構、通用模板，以便在工作中能夠靈活應用，保證公文寫作和處理的效率。一是日常多進行企業常用公文類型的寫作鍛煉，不斷積累經驗和技巧，以提高公文寫作和處理的能力水平，確保在面對較難的公文時，也能做到游刃有余，可以快速、規范地寫作和處理公文，避免公文文種、格式、語言等方面的問題。二是各有關人員需要明確自身的職責和工作內容，并加強溝通和交流，促使草擬、審核、簽發、登記編號、編制、復核、印發、存檔等工作規范落實，確保公文的質量和權威性，促使其功能和作用有效發揮。例如，在草擬、審核公文的時候，需要根據現實需要及各項標準要求，對公文的主題、結構、素材、文字等進行仔細的斟酌和思考，并在這一過程中不斷對比和總結，摸索出適合企業自身的公文寫作技巧、規律和套路，不斷提高公文寫作與處理水平，及時發現和處理不規范、不合理的地方，確保公文內容完整、新穎，能夠有效地服務企業經營決策和內控管理工作。三是公文簽發要求印章、簽字等規范，公文等級要準確，并根據公文特點和內容等對其科學編號，以實現高效地歸檔、管理和利用公文。做好公文信息安全管理方面的內容，減少資料文件遺漏、丟失等造成的影響損失。

 

　　3.注重對公文的靈活運用

 

　　一般而言，企業公文寫作需要嚴格依照相關條例和標準進行，公文的種類、格式、行文規則等都需要遵循各項條例的有關規定。同時，也需要確保公文的美觀性和實用性，相關企業及工作人員需要準確地把握相關標準和條例，根據企業的實際情況，對公文進行靈活地運用。要強調學習范文，進行參照模仿，用于規范公文寫作，但不是所有類似的公文都可以套用同一個模板，還要保證公文的新穎性；在具體實施中，需要根據企業的實際情況和公文想要表達的主旨內容，有針對性地選擇行文思路、語言風格、立場觀點、思想內容，保證公文能將有關內容直觀地表達。

 

　　4.精煉公文寫作

 

　　企業各項工作的開展和實施都需要基于利益最大化的考慮和分析，所有印發的公文，既要服務于企業的各項經營管理工作，又要為企業創造更大的經濟效益。在公文寫作和處理的時候，要強調優化流程，有效地提高企業的辦事效率。企業的公文寫作需要切實地改進文風，進一步精簡文件，避免文件過多的情況，減少沒有實質性內容、可發可不發的公文，杜絕企業盲目要求編制和印發公文的情況。企業需要根據自身的實際情況及經濟目標，制定切實可行、利于基層操作的各項方案，形成正式的公文，要避免盲目籠統貫徹和執行文件資料信息的情況。新時期，可以依托現代信息技術，打造電子公務系統，構建完善的信息化平臺，并加強數字化建設，為公文寫作和處理提供支撐，確保該項工作更加便捷、高效的開展和落實，更好地服務于企業發展。

 

　　5.提高公文寫作悟性

 

　　企業的公文不能只局限于格式、形式，相關人員在寫作之前要經過深思熟慮及科學的規劃，并對公文進行不斷的修改和完善，有效提高公文的質量。在公文寫作時，需要準確把握企業生產經營的規律，在綜合考慮企業生產經營不同時期現實工作的需要、企業發展和管理目標要求、企業戰略和生產經營要求、文件資料信息及想要表達的內容等基礎上，選擇適合的公文種類和形式，確保公文的適合性、規范性。要有效規避公文寫作中的復制粘貼等行為，可以借鑒和參考公文寫作的技巧和方法，向優質公文、范文借鑒、取經。此外，要強化相關人員的創新意識、大局意識，為公文寫作提供創新思維。

 

 

　　綜上所述，企業要充分認識到公文寫作與處理對管理工作的重要作用，重視此項工作的開展和實施。由于公文寫作是一項復雜性的工作，相關部門及其工作人員需要明確自身的職責和工作內容，通過一系列的培訓和教育學習，強化相關人員的政治理論、責任意識、大局意識，促使其掌握公文寫作的新知識和技巧，明確公文寫作的標準和要求，有效提高相關人員的公文寫作與處理水平。

 

 

　　[1]丁養東.項目管理與公文寫作[J].施工企業管理，2017(11)：110.

 

　　[2]王彥棟.公文寫作知與會[J].企業文明，2013(10)：91-92.

 

　　[3]王懷民.淺談如何提高企業公文寫作水平[J].辦公室業務，2015(10)：7，11.